Deductibilitate cheltuieli auto: greșelile frecvente în deducerea cheltuielilor auto, află cum poți evita amenzile ANAF

În economia actuală, tot mai multe firme din România se bazează pe utilizarea autovehiculelor pentru desfășurarea activității zilnice. De la livrări și deplasări către parteneri, până la transport logistic sau mobilitatea echipei de management, autoturismele au devenit o resursă esențială pentru majoritatea afacerilor.

Potrivit datelor disponibile din statisticile ANAF și Registrul Comerțului, peste 150.000 de firme din România (în special din domenii precum transport, curierat, distribuție, construcții sau consultanță) declară anual cheltuieli legate de utilizarea autovehiculelor. Numărul este în continuă creștere, mai ales în rândul microîntreprinderilor și PFA-urilor care folosesc mașini personale în scop profesional.

Cum deducem corect cheltuielile auto pe firma?

Care sunt cheltuielile auto într-o firmă?

Combustibil (benzină, motorină, GPL, electricitate)

Cheltuiala cu carburantul este deductibilă doar dacă există documente justificative (bonuri fiscale, facturi, foi de parcurs).

De exemplu, un consultant în IT (CAEN 6220) deține un autoturism pentru deplasări la clienți în alte orașe. Combustibilul folosit în aceste deplasări poate fi dedus.

Reparații și întreținere auto

Include schimburi de ulei, filtre, reparații mecanice, piese auto, manoperă etc. De exemplu, o firmă de transport (CAEN 4941 sau 5224) plătește pentru revizia tehnică a autoutilitarei din flotă. Costul este 100% deductibil dacă vehiculul este utilizat exclusiv în activitatea firmei.

Asigurări auto – RCA și CASCO

Ambele pot fi deductibile, dar doar în limita utilizării în scop economic. Dacă autoturismul este folosit și în scop personal, deductibilitatea se limitează la 50%. De exemplu, o firmă de construcții (CAEN 4100 sau 9130) are un autovehicul de teren CASCO, utilizat în deplasările pe șantiere. Dacă utilizarea nu este exclusiv profesională, doar 50% din prima de asigurare este deductibilă.

Taxe și impozite auto (impozit anual, rovinietă, taxe de pod, parcare, etc.)

Acestea pot fi deductibile integral sau parțial. Este importantă justificarea cu documente și legătura clară cu activitatea firmei.

De exemplu, un arhitect (CAEN 7111) achită rovinieta și taxa de pod pentru a merge la o ședință pe teren. Aceste cheltuieli sunt deductibile cu condiția justificării cu foi de parcurs sau ordine de deplasare.

Leasing auto (rate, dobânzi, comisioane)

Cheltuielile cu leasingul pot fi deduse în funcție de utilizarea autovehiculului.

• Dacă mașina este folosită exclusiv în scopuri economice → cheltuieli 100% deductibile

• Dacă este utilizare mixtă (personal + profesional) → cheltuieli 50% deductibile

De exemplu, un agent imobiliar (CAEN 6831 sau 6832) achiziționează un autoturism în leasing operațional. Utilizează autoturismul atât pentru vizionări, cât și pentru deplasări personale. În acest caz, poate deduce doar 50% din cheltuielile cu ratele de leasing și combustibilul.

Amortizarea autovehiculului achiziționat de firmă

Dacă firma cumpără un autoturism, acesta devine mijloc fix și se înregistrează amortizarea. Amortizarea este deductibilă fiscal în funcție de gradul de utilizare în scop profesional. Durata standard de amortizare pentru autoturisme este de 4-6 ani (în funcție de norma de amortizare liniară).

Exemplu: o firmă de consultanță fiscală (CAEN 6920) cumpără un autoturism cu 120.000 lei. Dacă se justifică utilizarea exclusiv profesională (cu foi de parcurs), amortizarea este 100% deductibilă.

Cum justifici cheltuielile auto în fața ANAF

Pentru ca aceste cheltuieli să fie recunoscute de ANAF ca deductibile, este obligatoriu să existe:

• Documente justificative: facturi, bonuri fiscale, chitanțe;

• Foi de parcurs (pentru utilizare exclusiv profesională);

• Contract de leasing/achiziție înregistrat în contabilitate;

• Contract de comodat sau utilizare (dacă autoturismul nu este în proprietatea firmei);

• Polițe RCA/CASCO și dovezi de plată;

• Note justificative și ordine de deplasare;

În lipsa acestor documente sau dacă nu se poate demonstra legătura cu activitatea economică, cheltuielile pot fi considerate nedeductibile sau parțial deductibile.

Reguli generale privind deductibilitatea cheltuielilor auto

Conform Codului fiscal, deductibilitatea cheltuielilor auto depinde de modul în care este utilizat vehiculul:

• Utilizare exclusivă în scopul afacerii:

  - Cheltuielile sunt integral deductibile.

  - TVA se poate deduce 100%.

  - Este obligatorie foaia de parcurs și un regulament intern care să ateste folosirea exclusivă.

• Utilizare mixtă (personală + firmă):

  • Cheltuielile sunt deductibile doar 50%.

  • TVA deductibil doar 50%.

  
  

Atenție, în lipsa documentației corespunzătoare, ANAF poate considera utilizarea ca fiind mixtă, aplicând deductibilitate limitată și eventuale sancțiuni.

Cheltuieli auto specifice și tratamentul lor fiscal

Tip cheltuială	Deductibilitate (exclusivă / mixtă)
Combustibil	100% / 50%
Reparații și întretienere	100% / 50%
RCA / CASCO	100% / 50%
Rovinietă, taxe pod, parcare	100% / 50%
Leasing auto (rate)	Dobânzi limitate la 6.000 lei/an
Impozit auto	100% / 50%
Amortizare auto	100% / 50% (conform duratei utile)

Deductibilitatea cheltuielilor auto în funcție de tipul de utilizare

 Folosință exclusivă în interesul firmei

• Este necesar ca autovehiculul să fie destinat exclusiv activitații economice.

• Documente obligatorii:

  - Foaie de parcurs corect completată (detalii mai jos);

  - Regulament intern care interzice folosirea în scop personal;

  - Contract de utilizare și înregistrare în contabilitate;

• TVA și toate cheltuielile sunt 100% deductibile

Folosire mixtă

• Se aplică când mașina este folosită și în scopuri personale, chiar și ocazional;

• TVA și cheltuielile sunt deductibile doar 50%;

• Nu este necesară foaia de parcurs, dar este recomandată pentru transparență;

Cele mai frecvente greșeli ale firmelor privind cheltuielile auto și cum poți evita amenzile ANAF

În practică, multe firme încearcă să deducă cheltuielile legate de utilizarea autoturismelor fără a respecta condițiile impuse de legislația fiscală. Rezultatul? Amenzi, refuzuri de deductibilitate și corecții fiscale în cazul unui control ANAF. Iată care sunt cele mai des întâlnite greșeli și cum le poți evita.

Cele mai frecvente greșeli făcute de firme

1. Lipsa foii de parcurs, în condițiile unei deductibilități de 100%

   Multe societăți deduc integral cheltuielile auto fără să întocmească documentul esențial care justifică utilizarea exclusivă a mașinii în scop profesional, foaia de parcurs. Fără acest document, ANAF poate refuza deductibilitatea completă, considerând că vehiculul este folosit și în interes personal.

2. Nerespectarea condițiilor pentru folosirea exclusivă în scopul activității economice

   Pentru a deduce 100% cheltuielile și TVA-ul aferent, este necesar ca autovehiculul să fie utilizat exclusiv în interesul firmei. În lipsa unei politici interne clare și a dovezilor în acest sens, se aplică limita de deductibilitate de 50%.

3. Deducerea integrală a TVA-ului fără justificare clară

   Deducerea completă a TVA-ului este permisă doar în condiții stricte. Firmele care nu pot demonstra clar utilizarea exclusivă a vehiculului (de exemplu, fără foaie de parcurs, fără politici interne, fără control al accesului) riscă să fie sancționate și să li se limiteze deducerea la 50%.

4. Confuzia între leasing financiar și leasing operațional

   Uneori, firmele înregistrează greșit contractele de leasing, afectând astfel tratamentul contabil și fiscal al cheltuielilor. În cazul leasingului operațional, ratele sunt considerate cheltuieli deductibile integral, în timp ce la leasingul financiar doar o parte din rată este deductibilă (dobânda și amortizarea).

5. Neprezentarea documentelor justificative în timpul unui control fiscal

   Chiar dacă firma a respectat regulile, lipsa documentelor la momentul controlului (foi de parcurs, contracte, facturi, polițe de asigurare, dovada achitării taxelor etc.) poate duce la ajustări fiscale și pierderea deductibilității.

Cum eviți problemele fiscale legate de cheltuielile auto?

• Înțelege și aplică corect regula „50%-100%”

  Dacă vehiculul este utilizat atât în interes profesional, cât și personal (fără foaie de parcurs sau control strict), deducerea cheltuielilor și TVA-ului este limitată la 50%. Doar în cazul utilizării exclusive, cu documente justificative, se poate aplica deductibilitatea 100%.

  
  

• Stabilește de la început regimul de utilizare al autoturismului

  La momentul achiziției sau încheierii unui contract de leasing, clarifică dacă autoturismul va fi folosit exclusiv în interesul firmei sau și în scop personal. Acest lucru va influența atât contabilitatea, cât și regimul fiscal.

  
  

• Înregistrează și păstrează toate cheltuielile în mod justificativ

  Toate cheltuielile auto trebuie documentate prin facturi, bonuri, contracte, polițe de asigurare, dovezi de plată, etc. Acestea trebuie păstrate și înregistrate corect în contabilitate, pentru a fi prezentate în cazul unui control.

  
  

• Consultă periodic contabilul sau un expert fiscal

  Legislația fiscală este dinamică, iar interpretarea regulilor poate varia. Este recomandat să discuți cu un specialist ori de câte ori apar modificări legislative sau dacă ai dubii privind un contract sau o cheltuială.

Cum întocmești corect foaia de parcurs?

Foaia de parcurs este un document esențial pentru justificarea folosirii exclusive a autoturismului în scop profesional. Aceasta trebuie să includă în mod obligatoriu:

• Data completă a deplasării

• Numele complet al șoferului sau al angajatului care utilizează vehiculul

• Kilometrajul de la începutul și sfârșitul fiecărei deplasări

• Traseul parcurs (plecare – destinație)

• Scopul clar al deplasării (ex. vizită client, livrare, consultanță)

• Semnătura persoanei care a efectuat deplasarea

Fără această documentație detaliată și corect întocmită, deductibilitatea de 100% a cheltuielilor auto este extrem de dificil de susținut în fața ANAF, chiar dacă intențiile firmei sunt corecte.

Cheltuielile auto pot fi un avantaj fiscal real pentru firme, însă doar dacă sunt gestionate corect, documentate riguros și încadrate în litera legii. Indiferent că vorbim despre combustibil, leasing, întreținere sau amortizare, deductibilitatea nu este un drept absolut, ci o facilitate condiționată de respectarea regulilor fiscale.

Pentru a evita situațiile neplăcute în fața ANAF și a beneficia la maximum de deduceri, este esențial să colaborezi strâns cu un contabil informat și să te asiguri că ai toate actele în ordine: de la foaia de parcurs, până la justificarea clară a utilizării în scop profesional.

Dacă urmează să îți înființezi o firmă (SRL sau PFA), ai nevoie de modificări în actele unei societăți existente, trebuie să schimbi sau adaugi coduri CAEN ori vrei să îți adaptezi activitatea la noile cerințe fiscale, suntem aici să te ajutăm.

• Te consiliem pas cu pas.

• Îți redactăm și depunem documentele.

• Ne ocupăm de relația cu Registrul Comerțului.

• Îți oferim siguranță juridică și fiscală.

• 
  

Echipa noastră te poate ghida pas cu pas. Scrie-ne sau sună-ne pentru o ședință de consultanță de specialitate în domeniul juridic gratuită!

📧 office@qabusiness.ro

📱 0755 315 013

🌐 www.qabusiness.ro/tarife

✅ Fără stres, fără timp pierdut. Doar soluții corecte și complete pentru afacerea ta!