Cum schimb sediul social în același județ sau în alt județ și ce documente trebuie să pregătesc?
Schimbarea sediului social al unei firme se înregistrează la Registrul Comerțului și presupune, în principal, o decizie a asociaților, dovada dreptului de folosință asupra noului spațiu, actul constitutiv actualizat, declarația privind condițiile de funcționare și cererea de înregistrare.
Procedura diferă ușor dacă noul sediu rămâne în același județ sau este mutat într-un alt județ. În cel de-al doilea caz, firma trebuie înregistrată la registrul comerțului corespunzător noului sediu și radiată din registrul aferent vechiului sediu.
Pentru antreprenor, cel mai important este ca noua adresă să fie stabilită și documentată corect înainte de depunerea dosarului.
Ce înseamnă schimbarea sediului social?
Sediul social este adresa oficială a societății și apare în actul constitutiv și în evidențele Registrului Comerțului.
O firmă poate decide să își schimbe sediul din mai multe motive: expirarea contractului pentru sediul actual, mutarea într-un spațiu propriu, schimbarea biroului, relocarea activității într-un alt oraș sau utilizarea unui serviciu de găzduire sediu social.
Schimbarea adresei nu înseamnă înființarea unei firme noi. Societatea își păstrează personalitatea juridică, asociații și, în principiu, celelalte elemente ale companiei, dar informațiile privind sediul trebuie actualizate oficial.
Ce documente sunt necesare pentru schimbarea sediului social?
Pentru o societate, ONRC indică în principal următoarele documente:
cererea de înregistrare;
declarația pe propria răspundere privind condițiile de funcționare;
hotărârea adunării generale a asociaților sau decizia asociatului unic;
documentul care dovedește dreptul de folosință asupra noului sediu;
actul constitutiv actualizat;
documentele privind împuternicirea persoanei care depune dosarul, dacă este cazul;
anumite avize sau autorizații, dacă situația concretă le impune;
dovada achitării tarifului legal pentru publicare, atunci când acesta este datorat.
Lista poate diferi în funcție de tipul societății, spațiul ales și activitatea care va fi desfășurată la noua adresă.
Ce document dovedește dreptul de folosință asupra sediului?
Firma trebuie să demonstreze că are dreptul să utilizeze spațiul declarat drept sediu social.
În funcție de situație, dreptul de folosință poate rezulta, de exemplu, dintr-un contract de închiriere, contract de comodat sau alt act juridic care permite utilizarea legală a spațiului.
Este important ca adresa din documentul de folosință să corespundă cu cea introdusă în decizia asociaților, actul constitutiv actualizat și cererea depusă la Registrul Comerțului.
O diferență de număr, apartament sau alte date ale adresei poate duce la necesitatea unor clarificări.
Cum schimb sediul social în același județ?
Dacă firma se mută la o altă adresă, dar rămâne în același județ, procedura este mai simplă.
De exemplu, un SRL își mută sediul dintr-o adresă din Cluj-Napoca la o altă adresă din același județ Cluj.
Asociații trebuie să aprobe schimbarea sediului, iar noua adresă se introduce în actul constitutiv actualizat.
Dosarul va cuprinde cererea, decizia sau hotărârea asociaților, dovada sediului, actul constitutiv actualizat și celelalte declarații sau documente aplicabile.
ONRC precizează că cererea completă este soluționată de registrator, pe bază de înscrisuri, în termen de o zi lucrătoare de la înregistrare. Registratorul poate însă solicita și alte documente atunci când situația o impune.
Acest termen se referă la soluționarea cererii complete, nu neapărat la întreaga perioadă necesară pregătirii documentelor.
Ce se schimbă dacă mut sediul social în alt județ?
Dacă noua adresă se află într-un alt județ, apare o etapă suplimentară.
Legea prevede că societatea este înregistrată în registrul comerțului de la noul sediu și este radiată din registrul comerțului aferent vechiului sediu.
Exemplu: dacă o firmă își mută sediul din București în județul Ilfov sau din Brașov în Cluj, vorbim despre schimbarea sediului în altă circumscripție a registrului comerțului.
Pentru mutarea în alt județ, ONRC indică, pe lângă documentele obișnuite, și verificarea situației denumirii societății.
Dacă denumirea actuală nu a fost anterior verificată și rezervată la nivel național, trebuie solicitată verificarea disponibilității și rezervarea firmei înaintea înregistrării schimbării sediului.
Aceasta nu înseamnă că orice firmă care se mută în alt județ trebuie automat să își schimbe denumirea. Verificarea suplimentară intervine în situațiile precizate de ONRC.
Trebuie modificat actul constitutiv?
Da.
Sediul social este una dintre informațiile prevăzute în actul constitutiv. Atunci când adresa se schimbă, actul trebuie actualizat astfel încât să reflecte situația nouă.
Înainte de actualizarea lui trebuie adoptată hotărârea asociaților sau decizia asociatului unic, în funcție de structura societății.
Modelul de act constitutiv publicat de ONRC prevede expres sediul societății și posibilitatea mutării acestuia prin hotărârea asociaților, cu respectarea formalităților legale.
Am nevoie de acordul asociației de proprietari?
Nu în toate situațiile.
Dacă noul sediu este stabilit într-un apartament aflat într-un imobil cu regim de locuință și utilizarea spațiului presupune schimbarea destinației, pot deveni aplicabile regulile privind avizul asociației de proprietari și acordul vecinilor direct afectați. Legea nr. 196/2018 reglementează condițiile pentru schimbarea destinației unei locuințe.
Există însă o excepție foarte importantă pentru societăți.
Dacă administratorul sau administratorii declară pe propria răspundere că la sediul social nu se desfășoară activitate, avizul privind schimbarea destinației nu este necesar.
Această regulă este prevăzută expres de Legea societăților.
De aceea trebuie diferențiat între simpla stabilire a adresei juridice a firmei și desfășurarea efectivă a unei activități în acel spațiu.
Pot schimba sediul social online?
Da.
Documentele pentru schimbarea sediului pot fi transmise și prin mijloace electronice.
Pentru depunerea online, documentele trebuie prezentate în formatul prevăzut de lege și semnate cu semnătură electronică calificată, după caz.
Cererea și documentele pot fi depuse și la ghișeu sau transmise prin poștă ori curier. Legea nr. 265/2022 permite depunerea cererilor și documentelor la oricare dintre oficiile registrului comerțului.
În cât timp trebuie declarată schimbarea sediului?
Pentru persoanele juridice, cererea privind modificarea trebuie depusă, dacă legea nu stabilește altfel, în 15 zile de la data actului modificator.
Prin urmare, nu este recomandat ca societatea să adopte hotărârea privind noul sediu și să amâne mult timp înregistrarea modificării la ONRC.
Ce se întâmplă dacă sediul social actual expiră?
Dacă dreptul firmei de a utiliza actualul sediu se apropie de expirare, este bine ca procedura să fie începută înainte de termen.
În practică, antreprenorul are două variante: să prelungească dreptul de folosință asupra actualei adrese sau să stabilească un sediu social nou și să înregistreze schimbarea.
Dacă nu ai la dispoziție un spațiu potrivit, poate fi analizată și varianta unui serviciu de găzduire sediu social, în funcție de nevoile firmei.
Cum poți evita întârzierile?
Înainte de depunerea dosarului, verifică dacă:
adresa este identică în toate documentele;
dreptul de folosință asupra spațiului este valabil;
decizia asociaților conține noua adresă completă;
actul constitutiv a fost actualizat;
ai stabilit dacă la sediu se va desfășura sau nu activitate;
ai verificat cerințele suplimentare dacă sediul se mută în alt județ.
Un dosar incomplet poate fi respins sau poate necesita documente suplimentare. ONRC precizează că lipsa unui element obligatoriu al cererii sau a unui înscris obligatoriu poate atrage respingerea cererii.
Dacă vrei să muți sediul firmei fără să gestionezi singur documentele și procedura, Q&A Business te poate ajuta cu schimbarea sediului social, găzduirea sediului social, actualizarea actului constitutiv și depunerea documentelor la Registrul Comerțului, inclusiv atunci când noul sediu se află în alt județ.
Nu vrei să pierzi timp cu birocrația? Lasă-ne pe noi să ne ocupăm.
Nu lăsa birocrația să îți încetinească afacerea. Verifică dacă ai ales modalitatea corectă de găzduire și evită problemele din 2025. Programează acum o discuție gratuită cu un expert.
📱 0755 315 013
✅ Fără stres, fără timp pierdut. Doar soluții corecte și complete pentru afacerea ta!
Comentarii