Tot ce trebuie să știi despre raportările SAF-T în 2025 – termene, sancțiuni, sfaturi

Raportarea SAF-T (Standard Audit File for Tax) reprezintă unul dintre cele mai importante instrumente implementate de ANAF pentru digitalizarea relației dintre contribuabili și administrația fiscală. Prin intermediul acestui fișier electronic standardizat, firmele și alte entități transmit date detaliate despre tranzacții, evidență contabilă și stocuri, într-un format recunoscut internațional.

Obiectivul SAF-T este clar: creșterea transparenței fiscale, prevenirea evaziunii și simplificarea procesului de verificare din partea autorităților. În locul solicitărilor repetate de documente și rapoarte la controale, ANAF primește un set complet și standardizat de informații, ceea ce reduce timpul de verificare și elimină neconcordanțele.

Deși pare un proces strict tehnic, raportarea SAF-T influențează direct modul în care companiile își organizează datele, lucrează cu furnizorii de softuri de contabilitate și își formează echipele interne de raportare fiscală. În 2025, această obligație devine mai extinsă și mai strictă ca niciodată.

Ce este SAF-T și de ce a fost introdus

SAF-T este un standard creat de Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică (OCDE), folosit deja de ani buni în țări precum Portugalia, Polonia sau Lituania. România a început implementarea sa treptat, începând cu marii contribuabili, și îl extinde progresiv către toate categoriile de contribuabili.

Fișierul SAF-T conține informații despre:

• facturile emise și primite;

• plăți și încasări;

• active fixe;

• stocuri;

• operațiuni contabile și fiscale.

Motivele introducerii

pe de o parte, crește gradul de conformare voluntară, pentru că firmele știu că datele lor sunt transmise periodic și verificabile; 

pe de altă parte, permite ANAF să identifice rapid discrepanțe între declarațiile depuse și situațiile reale, reducând posibilitatea fraudei fiscale.

Schimbări importante în 2025 – termene și categorii de contribuabili

Anul 2025 aduce câteva modificări esențiale în modul în care se raportează SAF-T:

• Extinderea obligației către contribuabili mici și microîntreprinderiDacă până acum doar marii și o parte din contribuabilii mijlocii erau vizați, în 2025 se introduc praguri clare de cifră de afaceri peste care chiar și microîntreprinderile trebuie să depună fișierul. De exemplu, o microîntreprindere cu venituri de peste 500.000 euro anual va fi inclusă în obligație.

• Termene mai stricte de depunerePerioadele de grație pentru anumite domenii dispar. Dacă în trecut, la începutul implementării, erau acordate avertismente și posibilitatea depunerii cu întârziere fără sancțiune, acum lipsa depunerii în termen atrage amendă automată.

• Raportări mai detaliate pentru anumite industriiSectoarele cu risc fiscal ridicat (cum ar fi comerțul cu produse accizabile, construcțiile și transportul internațional) vor avea obligația de a transmite informații suplimentare, cum ar fi detalii despre lanțul de aprovizionare și livrare.

• Corelarea SAF-T cu alte declarații fiscaleANAF începe să compare automat datele din fișierul SAF-T cu cele din deconturile de TVA (D300) și declarația 394. Diferențele semnificative vor genera alerte și, posibil, controale.

  
  

  Cine este obligat să raporteze și ce date trebuie transmise

  
  

  În 2025, sunt obligați să transmită fișierul SAF-T:

• Marii contribuabili, indiferent de cifra de afaceri din anul curent;

• Contribuabilii mijlocii, conform listelor actualizate anual de ANAF;

• Contribuabilii mici și microîntreprinderile care depășesc pragurile stabilite prin ordin ANAF;

• Anumite PFA-uri și entități fără personalitate juridică, dacă desfășoară activități comerciale complexe sau au obligații contabile de tip partidă dublă.

  Fișierul SAF-T include informații precum:

• date de identificare ale firmei;

• registrul jurnal;

• detalii despre facturi emise și primite (număr, dată, valoare, TVA aplicat, partener comercial);

• operațiuni bancare și numerar;

• active imobilizate și amortizare;

• stocuri, cu descriere, cod, cantitate și valoare.

  
  

  Un exemplu concret: dacă o firmă de producție are în stoc 1.000 de unități dintr-un produs, la raportarea SAF-T acestea trebuie evidențiate cu codul intern de stoc, valoarea unitară, totalul și locația fizică.

  
  

Platforme și formate acceptate de ANAF

ANAF primește fișierele SAF-T exclusiv în format XML, structurat conform specificațiilor oficiale publicate pe portalul instituției.

Transmiterea se face prin Spațiul Privat Virtual (SPV), cu semnătură electronică calificată. Dacă fișierul conține erori de structură sau date lipsă, sistemul respinge raportarea, iar contribuabilul primește un mesaj cu lista problemelor detectate.

Majoritatea programelor de contabilitate moderne au deja funcția de export SAF-T integrată. Pentru firmele care folosesc softuri mai vechi sau dezvoltări interne, este necesară adaptarea lor, astfel încât să genereze fișiere compatibile.

Calendarul depunerilor în 2025

În funcție de categoria contribuabilului, termenele sunt diferite:

• Marii contribuabili depun lunar, pentru luna precedentă, până la finalul lunii următoare. De exemplu, raportarea pentru ianuarie 2025 trebuie transmisă până la 28 februarie 2025.

• Contribuabilii mijlocii depun trimestrial, până la finalul lunii următoare trimestrului raportat. Astfel, pentru primul trimestru din 2025 termenul limită este 30 aprilie 2025.

• Contribuabilii mici și microîntreprinderile depun semestrial sau anual, în funcție de specificul activității și obligațiile impuse de ANAF.

• Raportările de stocuri (componenta de tip D406) se depun anual, indiferent de categoria contribuabilului, cu termen până la sfârșitul lunii februarie a anului următor.

Sancțiuni pentru raportări incorecte sau întârziate

În 2025, sancțiunile sunt mai mari decât în anii precedenți:

• pentru marii și mijlocii contribuabili, amenzile pot ajunge la 10.000 lei pentru fiecare raportare întârziată sau eronată;

• pentru contribuabilii mici și microîntreprinderi, amenzile ajung la 5.000 lei;

• depunerea repetată cu erori poate duce la controale tematice, iar în unele cazuri la suspendarea unor facilități fiscale.

  
  

Exemplu: dacă o firmă mare întârzie cu două luni raportarea SAF-T, amenda poate fi aplicată separat pentru fiecare lună, rezultând o sancțiune dublă.

Sfaturi pentru pregătirea datelor și evitarea problemelor

Pentru a evita problemele, este recomandată o strategie clară de pregătire a raportărilor SAF-T:

1. Analizează compatibilitatea softului de contabilitate

   Verifică dacă acesta poate genera fișiere SAF-T conforme cu cerințele ANAF. Dacă nu, discută cu furnizorul despre opțiunile de upgrade.

2. Stabilește proceduri interne

   Definește clar cine colectează datele, cine le verifică și cine răspunde de transmiterea lor în SPV.

3. Testează înainte de termen

   Realizează exporturi de probă pentru a identifica eventuale probleme tehnice sau lipsuri în date.

4. Păstrează arhiva fișierelorToate raportările trebuie arhivate, astfel încât să poată fi reanalizate în caz de control.

5. Instruiți echipa contabilă

   Organizarea unui scurt training intern sau participarea la webinarii ANAF poate preveni erorile costisitoare.

În 2025, raportarea SAF-T nu mai este o opțiune pentru aproape niciun contribuabil relevant. Pregătirea din timp, colaborarea cu contabilul și înțelegerea structurii fișierului sunt esențiale pentru a evita amenzi și controale suplimentare. Deși poate părea o povară administrativă, odată integrat în rutina firmei, SAF-T poate chiar simplifica procesele interne și îmbunătăți acuratețea datelor contabile.

Nu vrei să pierzi timp cu birocrația? Lasă-ne pe noi să ne ocupăm.

Nu lăsa birocrația să îți încetinească afacerea. Verifică dacă ai ales modalitatea corectă de găzduire și evită problemele din 2025. Programează acum o discuție gratuită cu un expert.

📧 office@qabusiness.ro

📱 0755 315 013

🌐 www.qabusiness.ro/tarife

✅ Fără stres, fără timp pierdut. Doar soluții corecte și complete pentru afacerea ta!