Răspunderea administratorului: ce riști dacă nu respecți legea

Q&A Business
24 nov.
5 min de citit

A fi administratorul unei firme în 2025 nu înseamnă doar a coordona activitatea și a lua decizii importante, ci și a respecta un set amplu de obligații legale, fiscale și administrative. Într-un context în care ANAF digitalizează rapid controalele, iar legislația devine tot mai strictă, responsabilitatea administratorului este mai mare ca oricând. Iar neglijențele, chiar și cele aparent minore, pot avea consecințe costisitoare, uneori chiar personale.

Scopul acestui articol este să clarifice ce înseamnă, de fapt, răspunderea administratorului unui SRL în prezent, ce riscuri implică nerespectarea legii și cum poți preveni problemele printr-o gestionare corectă și transparentă a firmei.

Cine este administratorul și ce atribuții are

Administratorul este persoana responsabilă legal de gestionarea firmei și reprezintă societatea în fața tuturor instituțiilor: ANAF, bănci, instanțe, parteneri sau angajați. Atribuțiile sale sunt legale, nu doar morale, iar acestea se mențin indiferent dacă administratorul este sau nu asociat în firmă.

În 2025, rolul administratorului implică gestionarea corectă a documentelor fiscale și contabile, semnarea contractelor, organizarea activității firmei, asigurarea respectării legislației muncii, fiscale și GDPR, utilizarea corectă a sistemelor obligatorii precum e-Factura, e-Transport și SAF-T, dar și păstrarea integrității patrimoniului societății. Chiar dacă unele sarcini pot fi delegate angajaților sau contabilului, responsabilitatea finală rămâne tot la administrator.

Tipuri de răspundere ale administratorului

Răspunderea administratorului nu este unică, ci se împarte în mai multe forme, fiecare având implicații diferite:

Răspunderea civilă

Apare atunci când administratorul provoacă un prejudiciu firmei sau unei alte persoane prin fapte sau decizii greșite. De exemplu, dacă semnează un contract dezavantajos care pune firma în dificultate, poate fi obligat să acopere pierderea. Tot în sfera civilă intră și folosirea bunurilor firmei în scop personal sau încheierea unor tranzacții fără încuviințarea asociaților.

Răspunderea contravențională

Administrația publică poate sancționa firma și administratorul pentru nereguli precum lipsa evidențelor contabile, încălcarea normelor de securitate a datelor, neîndeplinirea obligațiilor de muncă sau încălcarea normelor de protecția consumatorilor. Amenzile pot fi aplicate direct administratorului, nu doar firmei.

Răspunderea fiscală

Aceasta este una dintre cele mai sensibile forme de răspundere. Dacă ANAF constată datorii fiscale acumulate prin fapte imputabile administratorului, poate atrage răspunderea personală a acestuia. În anumite situații, ANAF poate recupera datoriile firmei direct din bunurile personale ale administratorului, inclusiv prin popriri sau executări.

Răspunderea penală

Intervine în caz de fapte grave: evaziune fiscală, delapidare, fals și uz de fals, ascunderea veniturilor, folosirea de facturi fictive, sustragerea de la plata taxelor. Aceste situații pot duce la dosar penal, interdicții profesionale și, în cazuri extreme, la pedeapsa cu închisoarea.

Ce riști concret dacă nu respecți legea în 2025

Consecințele variază în funcție de natura încălcării, însă pot include amenzi mari, interdicția de a mai ocupa funcții de conducere, răspundere patrimonială din fonduri personale, confiscări, executări silite și chiar dosar penal. Lipsa unui management corect poate duce la blocarea conturilor firmei, suspendarea activității sau intrarea în insolvență, situație în care administratorul este analizat cu mare atenție de judecătorul sindic.

De exemplu, dacă firma ajunge în insolvență din cauza neplății deliberate a taxelor, administratorul poate fi obligat să suporte personal o parte din datorii. În cazul facturilor fictive, răspunderea poate deveni penală, iar firma riscă sancțiuni severe.

Situații concrete în care administratorul răspunde personal

Există cazuri foarte clare în care administratorul devine personal răspunzător:

neplata taxelor și contribuțiilor, mai ales când s-au făcut cheltuieli nejustificate în paralel;
folosirea banilor firmei în scop personal, fără justificare legală;
neîntocmirea sau distrugerea documentelor contabile, fapt care poate fi încadrat chiar la infracțiuni;
emiterea sau acceptarea de facturi fără prestarea reală a serviciilor;
semnarea contractelor fără verificare prealabilă, ceea ce poate genera prejudicii;
nerespectarea legislației GDPR, mai ales în domeniile în care se procesează date sensibile;
lipsa implementării sistemelor obligatorii în 2025, precum e-Factura sau SAF-T.

În toate aceste situații, legea permite ca prejudiciile să fie recuperate direct de la administrator.

Ce trebuie să faci ca să eviți problemele în 2025

Primul pas este colaborarea cu un contabil autorizat și cu un specialist juridic atunci când situația o impune. În 2025, un contabil neautorizat sau neglijent poate deveni un risc major pentru firmă și, implicit, pentru administrator.

Documentele trebuie păstrate corect, atât fizic, cât și digital, cu respectarea termenelor de arhivare. Sistemele obligatorii nou introduse – e-Factura, e-Transport, SAF-T – trebuie utilizate corect și constant. Nicio factură, contract sau document important nu trebuie semnat fără verificare atentă, iar administratorul trebuie să se asigure că banii firmei sunt folosiți exclusiv pentru activitatea economică.

O altă măsură utilă în 2026 este achiziționarea unei polițe de răspundere profesională pentru administratori. Aceasta poate acoperi o parte dintre prejudiciile cauzate involuntar.

Răspunderea administratorului în caz de insolvență

Insolvența este una dintre cele mai delicate situații. Administratorul are obligația legală de a notifica starea de insolvență în maximum 30 de zile de la apariția incapacității de plată. Dacă nu respectă acest termen sau ascunde realitatea financiară, poate fi tras la răspundere.

Judecătorul sindic poate dispune ca administratorul să suporte o parte din datoriile rămase, mai ales dacă insolvența s-a produs prin management defectuos, neglijență sau decizii ilegale. De asemenea, administratorului i se poate interzice dreptul de a mai conduce alte firme.

Greșeli frecvente pe care le fac administratorii

Cele mai des întâlnite erori includ lipsa contractelor scrise cu partenerii, semnarea documentelor „din încredere”, neglijarea analizelor financiare, confuzia între banii personali și cei ai firmei, ignorarea obligațiilor de raportare către ANAF și lipsa procedurilor interne. Unii administratori consideră că „răspunde contabilul”, însă legea este foarte clară: responsabilitatea finală aparține administratorului, indiferent cine lucrează efectiv pe actele firmei.

Sfaturi practice pentru administratori: prezent și viitor

Pentru a evita riscurile, este recomandat ca administratorul să verifice lunar situația financiară, taxele datorate, contractele în derulare și obligațiile contabile. În plus, implementarea unor proceduri interne minime, cum ar fi circuitul documentelor, aprobarea cheltuielilor și verificarea partenerilor poate preveni multe probleme.

Administratorul ar trebui să consulte periodic un avocat, mai ales înainte de semnarea contractelor importante. Totodată, este esențială delimitarea clară a patrimoniului firmei de cel personal, pentru a preveni interpretări eronate.

A fi administrator înseamnă responsabilitate, informare și disciplină. Legea devine tot mai strictă, iar statul urmărește mult mai atent modul în care firmele își îndeplinesc obligațiile. Cu toate acestea, respectarea regulilor poate transforma poziția de administrator într-una stabilă, sigură și lipsită de riscuri majore.

Un administrator informat este un administrator protejat. Iar în 2025, acest lucru contează mai mult ca oricând.