Fondul pentru IMM-uri 2026: cum pot IMM-urile să obțină rambursări pentru mărci, brevete, desene și modele

Pentru un IMM, protejarea proprietății intelectuale poate reprezenta o investiție importantă, mai ales atunci când compania își dorește să se extindă pe noi piețe. Înregistrarea unei mărci, obținerea unui brevet sau protejarea unui desen ori model presupun însă costuri care, în special pentru întreprinderile mici, pot deveni dificil de susținut.

Fondul pentru IMM-uri 2026, gestionat de Oficiul Uniunii Europene pentru Proprietate Intelectuală (EUIPO), vine în sprijinul acestor companii printr-un sistem de vouchere care permite rambursarea unei părți din anumite costuri eligibile de proprietate intelectuală. Bugetul total disponibil pentru această ediție este de 20.128.000 de euro.

Important de reținut este că mecanismul nu funcționează ca o finanțare retroactivă. IMM-ul trebuie mai întâi să solicite și să obțină voucherul, iar abia după notificarea deciziei de acordare poate începe activitățile eligibile. Costurile suportate înainte de această notificare nu sunt rambursabile.

În continuare, explicăm pe înțelesul antreprenorilor cum funcționează Fondul pentru IMM-uri 2026, cine poate aplica, ce tipuri de cheltuieli pot fi rambursate, care sunt principalele termene și ce trebuie făcut pentru ca o cerere să nu fie respinsă.

Ce este Fondul pentru IMM-uri 2026?

Fondul pentru IMM-uri este un mecanism de sprijin destinat întreprinderilor mici și mijlocii din Uniunea Europeană și, în anumite condiții, IMM-urilor cu sediul în Ucraina. Scopul său este de a facilita accesul IMM-urilor la servicii și instrumente de protecție a proprietății intelectuale.

Prin intermediul voucherelor, o parte din taxele eligibile poate fi rambursate după ce activitatea de proprietate intelectuală a fost realizată și costurile au fost achitate.

Sistemul este construit în jurul mai multor tipuri de vouchere, fiecare destinat unei categorii specifice de activități. În funcție de situație, un IMM poate beneficia de sprijin pentru servicii de analiză a proprietății intelectuale, mărci și desene sau modele, brevete ori soiuri comunitare de plante.

Un aspect esențial este principiul „primul venit, primul servit”. Cererile eligibile sunt finanțate în ordinea cronologică a depunerii, în funcție de data și ora înregistrării, până la epuizarea bugetului disponibil pentru fiecare tip de voucher. Prin urmare, faptul că o companie este eligibilă nu înseamnă că trebuie să amâne depunerea cererii.

Cine poate solicita un voucher?

Beneficiarii trebuie să fie întreprinderi mici și mijlocii, astfel cum sunt acestea definite de Recomandarea 2003/361/CE a Comisiei. Compania trebuie să aibă sediul într-un stat membru al Uniunii Europene sau, în condițiile prevăzute de schemă, în Ucraina, în teritorii aflate sub controlul efectiv al autorităților ucrainene la momentul depunerii cererii.

Eligibilitatea nu este determinată exclusiv de forma juridică a companiei. O activitate economică presupune, în esență, oferirea directă sau indirectă de produse ori servicii pe o piață, în schimbul unei plăți sau al unui câștig comercial.

Și persoanele care desfășoară activități independente pot fi eligibile, însă trebuie să poată prezenta un certificat oficial emis de autoritatea națională competentă, care să demonstreze desfășurarea unei activități economice.

În anumite condiții, pot fi eligibile și organizații precum fundațiile sau asociațiile, dacă desfășoară activitate economică și mai puțin de 25% din capitalul sau drepturile lor de vot sunt controlate direct sau indirect de unul sau mai multe organisme publice.

În momentul depunerii cererii, solicitantul trebuie să declare că îndeplinește condițiile de eligibilitate și că nu beneficiază de o altă finanțare europeană sau națională pentru aceleași activități.

Ce documente trebuie pregătite?

Pentru crearea profilului „IMM-ul meu”, solicitantul trebuie să încarce documente care să confirme identitatea și statutul companiei, precum și informațiile bancare.

Unul dintre documentele esențiale este certificatul de TVA sau documentul care conține codul de identificare fiscală, emis de autoritatea națională competentă.

Este necesar și un certificat bancar oficial. Acesta trebuie să identifice titularul contului, să conțină IBAN-ul complet și codul BIC/SWIFT. Contul trebuie să aparțină IMM-ului solicitant și să poată primi transferuri în euro și plăți SEPA, cu excepția situațiilor specifice aplicabile Ucrainei.

Dacă cererea este depusă prin intermediul unui reprezentant extern, trebuie pregătită și declarația pe propria răspundere pentru reprezentanți externi. Aceasta trebuie completată, datată și semnată corespunzător de părțile implicate.

Este recomandat ca aceste documente să fie pregătite înainte de începerea procedurii. O eroare aparent minoră, cum ar fi o neconcordanță între denumirea firmei din documentele fiscale și cea asociată contului bancar, poate conduce la solicitarea unor clarificări și, implicit, la prelungirea procesului.

Ce tipuri de cheltuieli pot fi rambursate?

Unul dintre cele mai importante aspecte ale Fondului pentru IMM-uri îl reprezintă diferențele dintre tipurile de vouchere.

În cazul mărcilor și desenelor sau modelelor, voucherul permite rambursarea unei părți din taxele eligibile pentru protecția la nivel european, național sau internațional, în funcție de activitatea aleasă.

Pentru sistemele internaționale administrate de Organizația Mondială a Proprietății Intelectuale, prin Sistemul de la Madrid pentru mărci și Sistemul de la Haga pentru desene sau modele, IMM-urile eligibile pot solicita o rambursare de 50% din anumite taxe. Pot intra în această categorie taxele de bază, taxele de desemnare și taxele de desemnare ulterioară.

Pot fi eligibile inclusiv desemnările care vizează unul sau mai multe state membre ale UE și/sau EUIPO. În schimb, taxele de prelucrare percepute de oficiul de origine pentru depunerea unei cereri internaționale sunt excluse.

Pentru IMM-urile cu sediul în Ucraina există o regulă specială care permite rambursarea anumitor costuri aferente cererilor internaționale depuse la OMPI atunci când sunt desemnate UE și state membre ale UE.

Un principiu important este că voucherele sunt destinate înregistrării unor noi drepturi de proprietate intelectuală. Reînnoirea drepturilor deja existente nu este eligibilă.

Brevetele: una dintre cele mai importante componente ale schemei

Pentru brevete, Fondul pentru IMM-uri 2026 prevede posibilități distincte de finanțare pentru protecția națională și cea europeană.

În cazul brevetelor naționale, rambursarea este de 75%, în limita a 1.000 de euro per beneficiar pentru activitățile eligibile. Pot fi incluse taxele pentru cercetări de anterioritate realizate sau coordonate de oficiile naționale de proprietate intelectuală și anumite taxe aferente obținerii protecției prin brevet național, precum taxele de depunere, cercetare, examinare și publicare, în măsura în care acestea sunt eligibile.

Un exemplu simplu: dacă un IMM suportă 800 de euro în taxe eligibile pentru activitățile naționale acoperite de voucher, o rambursare de 75% ar însemna 600 de euro. Dacă taxele eligibile ajung la 1.500 de euro, rambursarea nu poate depăși plafonul de 1.000 de euro.

Cererile de brevet național depuse prin intermediul Tratatului de cooperare în domeniul brevetelor, cunoscut drept PCT sau TCB în documentația în limba română, nu sunt eligibile în această categorie. În schimb, sunt eligibile cererile naționale depuse ca primă cerere sau cu revendicarea priorității, în condițiile schemei.

Pentru protecția europeană a brevetelor, valoarea totală a voucherului poate ajunge la 2.500 de euro. În această categorie, taxele percepute de Oficiul European de Brevete pentru anumite activități, inclusiv taxele de depunere și de căutare, sunt rambursate în proporție de 75%, până la maximum 1.000 de euro.

În plus, pot fi eligibile anumite cheltuieli juridice pentru redactarea și depunerea unei noi cereri de brevet european. În acest caz, rambursarea este de 50%, până la maximum 1.500 de euro. Pentru ca aceste costuri juridice să fie eligibile, serviciile trebuie să fie furnizate de persoane sau entități stabilite în UE și autorizate să reprezinte solicitanții în procedurile OEB, conform Convenției privind brevetul european.

Așadar, un IMM poate ajunge la un sprijin total de până la 2.500 de euro pentru voucherul destinat brevetelor europene, dacă sunt îndeplinite condițiile aplicabile fiecărei componente.

Un aspect important este că un IMM poate solicita atât un voucher pentru brevete naționale, cât și unul pentru brevete europene, dar nu în aceeași cerere. Al doilea voucher poate fi solicitat ulterior, după termenul-limită săptămânal aplicabil.

Soiurile comunitare de plante

Pentru companiile care activează în agricultură, horticultură, cercetare vegetală sau alte domenii în care protecția soiurilor este relevantă, Fondul pentru IMM-uri include și un voucher dedicat soiurilor comunitare de plante.

Valoarea maximă a voucherului este de 1.500 de euro per beneficiar. Taxele de depunere și examinare online percepute de Oficiul Comunitar pentru Soiuri de Plante pot fi rambursate în proporție de 75%.

Și aici se aplică regula potrivit căreia sprijinul vizează noi drepturi de proprietate intelectuală, nu reînnoirea unor drepturi existente.

Cum funcționează concret voucherul?

Procedura poate fi privită ca un traseu în patru etape: solicitarea voucherului, primirea deciziei, realizarea activității și solicitarea rambursării.

În primul rând, IMM-ul depune cererea online și selectează tipul sau tipurile de voucher pentru care dorește finanțare. Activitățile de proprietate intelectuală nu trebuie începute înainte de primirea deciziei de subvenție.

Această regulă este extrem de importantă. Dacă, de exemplu, o companie plătește o taxă de depunere a unei cereri de marcă înainte de a primi notificarea oficială privind acordarea voucherului, respectiva cheltuială nu va putea fi rambursată prin Fondul pentru IMM-uri.

După evaluarea cererii, compania primește prin e-mail rezultatul. În cazul aprobării, decizia de subvenție intră în vigoare la data notificării.

Abia după acest moment beneficiarul poate începe activitățile eligibile.

Termenele voucherelor trebuie urmărite cu atenție

Una dintre cele mai frecvente surse de probleme în cadrul unui sistem de acest tip este nerespectarea termenelor.

Pentru voucherul 1, perioada de activare este de șase luni de la notificarea voucherului. Pentru voucherele 2, 3 și 4, perioada inițială de activare este de numai o lună.

În cazul voucherelor 2, 3 și 4, perioada de activare poate fi prelungită o singură dată, cu încă o lună, dacă solicitantul efectuează această operațiune înainte de expirarea perioadei inițiale. În niciun caz, perioada totală de activare nu poate depăși două luni.

Activarea voucherelor 2, 3 și 4 se realizează prin punerea în aplicare a cel puțin unei activități eligibile și depunerea cererii de rambursare aferente.

După activare începe perioada de aplicare. Pentru voucherele 2 și 3, aceasta poate dura până la șase luni. Pentru voucherul 4, perioada de aplicare poate ajunge până la 12 luni.

Pentru voucherul 1 nu există o perioadă separată de aplicare; beneficiarul are șase luni de la notificare pentru a depune cu succes cererea de rambursare.

Există și o perioadă suplimentară de șapte zile calendaristice după încheierea perioadei de aplicare pentru depunerea cererilor de rambursare aferente activităților care au fost deja realizate și plătite înainte de data de încheiere.

Cum se solicită rambursarea?

După realizarea activității eligibile și plata integrală a taxelor aferente, beneficiarul trebuie să depună cererea de rambursare prin formularul electronic disponibil în contul Fondului pentru IMM-uri.

Cererea trebuie să conțină informații privind activitatea realizată și costurile efectiv suportate. Dacă există mai multe activități pentru care se solicită rambursarea, acestea pot fi introduse în cadrul aceleiași cereri, fiecare fiind evidențiată separat.

Este recomandabil ca beneficiarul să grupeze activitățile eligibile într-o cerere de rambursare atunci când este posibil, deoarece depunerea unor cereri separate pentru fiecare taxă poate conduce la un timp mai mare de procesare.

De asemenea, toate taxele implicate în procesul de depunere trebuie să fie plătite integral înainte de solicitarea rambursării. Dacă mai există o plată necesară pentru finalizarea procesului, rambursarea poate fi suspendată până când plata este efectuată și confirmată.

Ce se întâmplă după depunerea cererii de rambursare?

EUIPO verifică informațiile și documentele furnizate și stabilește suma eligibilă.

În prima etapă, se aplică procentul de rambursare corespunzător activității.

În a doua etapă, suma calculată este comparată cu soldul disponibil al voucherului și cu plafonul maxim de finanțare.

De exemplu, dacă o activitate este rambursabilă în proporție de 75%, iar costul eligibil este de 600 de euro, suma teoretică a rambursării este de 450 de euro. Dacă însă solicitantul mai are disponibil doar un sold de 300 de euro în voucher, plata nu poate depăși suma rămasă disponibilă.

Plata se efectuează, în condiții normale, în termen de 30 de zile calendaristice de la primirea unei cereri de plată valabile. Totuși, acest termen poate fi suspendat dacă EUIPO solicită clarificări sau dacă trebuie obținute confirmări de la alte oficii, în special OMPI sau OEB.

În cazul anumitor activități legate de brevetele europene, de exemplu, EUIPO poate avea nevoie să verifice dacă anumite taxe au fost deja rambursate prin mecanismele OEB. Scopul este prevenirea dublei finanțări.

Din acest motiv, cele 30 de zile trebuie privite ca termen standard, nu neapărat ca o garanție că orice rambursare va fi efectuată exact în 30 de zile calendaristice.

De ce poate fi respinsă o rambursare?

O cerere de rambursare poate fi respinsă, printre altele, dacă serviciul solicitat nu corespunde unei activități eligibile, dacă serviciul nu este furnizat în numele beneficiarului, dacă activitatea a fost realizată în afara perioadei de valabilitate a voucherului sau dacă lipsesc documentele justificative necesare.

De asemenea, lipsa unui răspuns la o solicitare de clarificare poate duce la respingere.

Un exemplu relevant este alegerea greșită a tipului de activitate în formular. Dacă solicitantul selectează o categorie aferentă unei mărci UE, deși taxele suportate se referă la o cerere internațională administrată de OMPI, calculul automat al rambursării poate fi incorect. Cererea poate fi respinsă, iar beneficiarul va trebui să depună o nouă cerere pentru activitatea corectă, dacă voucherul este încă valabil.

Prin urmare, completarea corectă a formularului nu este doar o formalitate administrativă, ci poate avea un impact direct asupra rambursării.

Principiul „primul venit, primul servit” face momentul depunerii important

Unul dintre cele mai importante elemente ale Fondului pentru IMM-uri 2026 este faptul că finanțarea se acordă în ordinea cronologică a cererilor eligibile.

Evaluarea se face în cadrul unor termene-limită săptămânale. Cererile depuse într-o anumită săptămână sunt evaluate în săptămâna următoare, iar deciziile de acordare sunt adoptate în consecință.

Întrucât bugetul este limitat pentru fiecare categorie de voucher, o companie care îndeplinește toate condițiile nu ar trebui să presupună automat că finanțarea este disponibilă pe toată perioada programului. Dacă bugetul pentru un anumit voucher se epuizează, formularul de depunere pentru acel voucher poate fi închis înainte de finalul perioadei generale de depunere.

EUIPO își rezervă însă dreptul de a realoca fonduri neutilizate sau de a majora bugetul, astfel încât situația disponibilității poate evolua pe parcursul programului.

Ce ar trebui să facă un IMM înainte de depunerea cererii?

O abordare prudentă începe cu identificarea exactă a activității de proprietate intelectuală pe care compania dorește să o realizeze. Este important să se stabilească dacă vorbim despre o marcă, un desen sau model, un brevet național, un brevet european, o cerere internațională sau un soi comunitar de plante.

Apoi trebuie verificată eligibilitatea costurilor și plafonul aplicabil. Nu toate taxele asociate unei proceduri sunt automat eligibile.

Următorul pas este pregătirea documentelor companiei și a contului bancar. După depunerea cererii, trebuie așteptată notificarea oficială privind acordarea voucherului înainte de începerea activităților eligibile.

Odată primit voucherul, compania trebuie să urmărească atent data de activare și, după caz, data de expirare. Pentru voucherele 2, 3 și 4, perioada inițială de activare de o lună este relativ scurtă, astfel încât amânarea procedurilor poate pune în pericol utilizarea voucherului.

În final, după plata taxelor eligibile, cererea de rambursare trebuie depusă în perioada permisă și susținută de documentele necesare.

O oportunitate importantă, dar care trebuie gestionată atent

Fondul pentru IMM-uri 2026 reprezintă o oportunitate importantă pentru companiile care doresc să investească în protecția proprietății intelectuale și să își consolideze poziția pe piață.

Rambursarea poate reduce semnificativ costurile asociate unor proceduri precum înregistrarea mărcilor și desenelor sau modelelor, obținerea protecției prin brevet la nivel național sau european și protecția soiurilor comunitare de plante.

Totuși, accesarea finanțării presupune respectarea strictă a procedurii. Cele mai importante reguli de reținut sunt că activitățile nu trebuie începute înainte de acordarea voucherului, cheltuielile trebuie să fie eligibile și documentate, termenele de activare și aplicare trebuie respectate, iar cererile de rambursare trebuie completate cu atenție.

Pentru un antreprenor, diferența dintre o cheltuială eligibilă și una neeligibilă poate depinde de detalii aparent administrative: momentul plății, tipul exact al activității selectate, documentul justificativ sau respectarea unui termen de răspuns.

De aceea, cea mai bună strategie este ca IMM-ul să își pregătească din timp documentele, să identifice corect tipul de protecție de care are nevoie și să urmărească atent fiecare etapă a procedurii.

Informațiile prezentate în acest articol au la bază Ghidul pentru solicitanți al Cererii de propuneri GR/001/26. Pentru plafoane, activități și taxe eligibile, este recomandată verificarea versiunii oficiale și a informațiilor actualizate publicate de EUIPO înainte de depunerea unei cereri.

Nu vrei să pierzi timp cu birocrația? Lasă-ne pe noi să ne ocupăm.

Nu lăsa birocrația să îți încetinească afacerea.5 Programează acum o discuție gratuită cu un expert.

📧 office@qabusiness.ro

📱 0755 315 013

🌐 www.qabusiness.ro/tarife

✅ Fără stres, fără timp pierdut. Doar soluții corecte și complete pentru afacerea ta!